ABC der Aufbewahrungsfristen

Im Folgenden haben wir für Sie eine alphabetische Übersicht zur Aufbewahrung verschiedener Aufzeichnungen und Belege zusammengestellt.

A
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Abschlagszahlungen 10 Jahre
Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre
Abschlusskonten 10 Jahre
Abschlussrechnungen 10 Jahre
Abschreibungsunterlagen 10 Jahre
Abtretungserklärungen nach Erledigung 6 Jahre
Akkreditive 6 Jahre
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 6 Jahre
Angebote, die zum Auftrag geführt haben 6 Jahre
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10 Jahre
Anlageninventare 10 Jahre
Anlagenverzeichnis 10 Jahre
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Jahre
Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich) 10 Jahre
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre
Ausgangsrechnungen 10 Jahre
Außendienstabrechnungen 10 Jahre
Auszahlungsbelege 10 Jahre
B
Bankbelege 10 Jahre
Bankbürgschaften (nach Vertragsende) 6 Jahre
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10 Jahre
Belegformate 10 Jahre
Bestandsberichtigungen 10 Jahre
Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) 10 Jahre
Bestandsverzeichnisse 10 Jahre
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Jahre
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 Jahre
Betriebskostenrechnungen 10 Jahre
Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und steuerlich relevant) 10 Jahre
Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Bilanzbücher 10 Jahre
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre
Bilanzkonten 10 Jahre
Bilanzunterlagen 10 Jahre
Bruttoerlösnachweise 6 Jahre
Bruttolohnlisten 6 Jahre
Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre
Buchungsanweisungen 10 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre
Bürgschaftsunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre
D
Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) 10 Jahre
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6 Jahre
Darlehensverträge (nach Vertragsende) 6 Jahre
Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsende ) 10 Jahre
Debitorenkonten 10 Jahre
Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen 10 Jahre
Depotauszüge 10 Jahre
E
Einfuhrunterlagen 6 Jahre
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen 10 Jahre
Eingangsrechnungen 10 Jahre
Einnahmeüberschussrechnung 10 Jahre
Einzahlungsbelege 10 Jahre
Eröffnungsbilanzen 10 Jahre
F
Fahrtkostenerstattungen 10 Jahre
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV-Buchführung 10 Jahre
Finanzberichte 6 Jahre
Frachtbriefe 6 Jahre
Freistellungsaufträge für Kapitalerträge 6 Jahre
G
Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/ Buchungsbelege) 10 Jahre
Gehaltslisten 10 Jahre
Gehaltsquittungen 10 Jahre
Gehaltsvorschusskonten 10 Jahre
Geschäftsberichte 10 Jahre
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6 Jahre
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Jahre
Grundbuchauszüge 10 Jahre
Grundbücher 10 Jahre
Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) 10 Jahre
Gutschriften 10 Jahre
H
Handelsbilanzen 10 Jahre
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6 Jahre
Handelsbücher 10 Jahre
Handelsregisterauszüge 6 Jahre
Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) 10 Jahre
I
Inventare als Bilanzunterlagen 10 Jahre
Investitionszulageunterlagen 6 Jahre
J
Jahresabschlüsse 10 Jahre
Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
K
Kassenberichte 10 Jahre
Kassenbücher, -blätter 10 Jahre
Kassenbelege 10 Jahre
Kontenpläne 10 Jahre
Kontenregister 10 Jahre
Kontoauszüge 10 Jahre
Kontokorrentbücher 10 Jahre
Konzernabschlüsse 10 Jahre
Konzernlagebericht 10 Jahre
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
L
Lageberichte (auch für Konzerne) 10 Jahre
Lagerbuchführungen 10 Jahre
Lieferscheine* 0/6 Jahre
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Lohnbelege 10 Jahre
Lohnkonten 10 Jahre
Lohnlisten 10 Jahre
Lohnsteuerunterlagen 10 Jahre
M
Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Jahre
Mahnbescheide 6 Jahre
Mahnungen 6 Jahre
Mietunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach Vertragsende) 10 Jahre
N
Nachkalkulationen 10 Jahre
Nachnahmebelege 10 Jahre
Nebenbücher 10 Jahre
Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) 10 Jahre
O
Orderpapiere 6 Jahre
Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre
P
Pachtunterlagen, soweit Buchungsbelege (nach Vertragsende) 10 Jahre
Preislisten 6 Jahre
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 Jahre
Preisvereinbarungen als Handelsbrief 6 Jahre
Protokolle allgemeiner Art 6 Jahre
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 Jahre
Prozessakten nach Abschluss des Verfahrens 10 Jahre
Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) 10 Jahre
Prüfungsberichte (Innenrevision) 0 Jahre
Q
Quittungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
R
Rechnungen 10 Jahre
Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) 2 Jahre
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre
Rückscheine 6 Jahre
S
Sachkonten 10 Jahre
Saldenbilanzen 10 Jahre
Schadensmeldungen 6 Jahre
Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre
Schriftwechsel 6 Jahre
Skontounterlagen 10 Jahre
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre
Spendenbescheinigungen 10 Jahre
Steuererklärungen/Steuerbescheide 10 Jahre
Systemhandbücher 10 Jahre
T
Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
U
Übernahmebescheinigungen (Spediteur) 6 Jahre
Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) 10 Jahre
Überweisungsbelege 10 Jahre
V
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre
Verkaufsbelege 10 Jahre
Verkaufsbücher, -journale 10 Jahre
Vermögensverzeichnis 10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) 6 Jahre
Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 Jahre
Verträge 6 Jahre
Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) 10 Jahre
Vollmachten (Urkunden) 6 Jahre
W
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10 Jahre
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Jahre
Wechsel (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Werbekosten, Belege 10 Jahre
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 Jahre
Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 Jahre
Z
Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre
Zeichnungsvollmachten 6 Jahre
Zollbelege 10 Jahre
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10 Jahre
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 Jahre

* Neuerung der Rechtslage in 2017 (2. Bürokratieentlastungsgesetz – BEG II): Die bisher gültige Aufbewahrungsfrist für empfangene oder gesendete Lieferscheine von sechs Jahren wird aufgehoben. Diese soll bereits mit Erhalt oder Versand der Rechnung enden, soweit keine Buchungsbelege betroffen sind.

Rechtsstand: 1.1.2017